При переходе из офиса на удаленный режим особенно важно сохранить эффективность работы в команде. Многие считают, что это невозможно, но в современном мире достаточно обратных примеров. У нас в агентстве 40% сотрудников работают вне офиса уже более 5 лет и это положительно повлияло на бизнес. Возможно, это одно из наших конкурентных преимуществ
Мы предлагаем вам несколько советов, которые помогут быстрее адаптироваться к удаленному режиму и сохранить эффективность труда.1. Сохраняйте режим
Итак, свершилось, не нужно никуда ехать, толкаться в пробках и транспорте. Можно побольше поспать, выпить чашечку кофе или принять ванну в рабочее время
Но не спешите. Сохраняйте привычный режим, просыпайтесь и обедайте в обычное время. Теперь вы экономите 1-2 часа на дорогу, потратьте это время на домашние дела или на себя. Но не сбивайте привычный офисный режим, вы будете эффективнее работать в привычном графике, будете меньше уставать и больше успевать сделать. И вам будет проще вернуться в офис, когда все это закончится. 2. Соблюдайте дресс-код
Как бы вам ни хотелось поработать в нижнем белье, не делайте этого
Во-первых, возможно вам придется общаться с коллегами по видео связи, лучше быть к этому готовым. Во-вторых, домашняя одежда расслабляет. В-третьих, переодевание из рабочего в домашнее и наоборот позволит вам четко определить психологические границы рабочего времени. На работе вы будете эффективнее работать, дома — лучше отдыхать. Это особенно важно, когда работа и дом в одном помещении. Не перегибайте, строгий костюм и лакированные туфли — это через чур, достаточно простой повседневной одежды.3. Организуйте рабочее место
Работать с ноутбуком или планшетом на удобном диване или в кресле-груше классно, но продуктивно только в кино и на картинках. Вы портите осанку, зрение, медленнее работаете и больше устаете в итоге. Лучше всего работать за столом в офисном кресле. Выделите себе 2 квадратных метра рабочего пространства, сделайте комфортное освещение, уберите все лишнее. Не включайте телевизор или видео в рабочее время — будет отвлекать от работы и посмотреть толком ничего не получится.4. Общайтесь с коллегами
В офисе вы общались друг с другом и это классно, продолжайте делать это и дома. Сделайте групповой видео звонок в начале рабочего дня и просто поздоровайтесь. Старайтесь больше разговаривать с коллегами по телефону или по видео. Главная проблема дистанционной работы — недостаток общения. Сначала это не заметно, но со временем дефицит общения усиливается, приводя к депрессивному состоянию.5. Позаботьтесь об оборудовании
Вы работаете с офисными программами или специализированным рабочим софтом, а ваш старый домашний ноутбук или планшет не тянет их, постоянно зависает, на экране не помещается рабочая область программ или без клавиатуры вы медленнее печатаете, у вас не работает микрофон или постоянно фонит в динамиках при разговоре — скорее сообщите руководителю. А если вы руководитель, то поинтересуйтесь у сотрудников, все ли у них в порядке с оборудованием. Работать в таких условиях невозможно и проблему надо решать. Можно взять оборудование в офисе на время карантина, можно договориться с компанией о компенсации затрат на покупку нового оборудования или взять его в аренду. Зачастую, это совершенно неочевидный вопрос и руководство не всегда в курсе таких ваших проблем. Однако, от этого напрямую зависит эффективность вашей работы и ваше психологическое состояние.6. Используйте облачные хранилища
Хранить файлы у себя на компе, перебрасывать их туда сюда в чате или по почте — плохая идея. Используйте онлайн инструменты для хранения и редактирования документов, идеально, если будет возможность совместного редактирования. Подобных инструментов много, есть бесплатные: Google Docs, Office 365, OnlyOffice.7. Используйте корпоративные мессенджеры
В личное время все привыкли общаться в разных мессенджерах, или не общаться в них вообще. При переходе компании на удаленный режим работы в мессенджерах придется общаться всем, отправлять файлы, совершать аудио и видео звонки. Раньше простой вопрос можно было задать коллеге лично, теперь для этого нужен будет мессенджер. И будет лучше, если все сотрудники используют какой-то один мессенджер - телеграмм или вацап. Заранее договоритесь, где будет проходить основная коммуникация и убедитесь, что у всех сотрудников есть доступ к контактам коллег.8. Настройте коммуникации
Не стоит в чате ставить задачи, для этого лучше использовать таск менеджер, документы по задаче и обсуждение важных моментов лучше вести там же. Короткие вопросы один на один лучше обсуждать в чате. Не помешают чаты и рабочим группам, так будет проще принимать решения. Если обсуждения по вопросу занимают более 5 минут, то лучше устроить видео конференцию и быстро все решить голосом. Принятое решение лучше зафиксировать письменно в тех же задачах.В своем агентстве мы пробовали разные инструменты для организации совместной работы, но остановились в итоге на Битрикс24. Причина одна — тут есть все необходимые инструменты в одном продукте, не нужно иметь десяток аккаунтов в разных сервисах. Кому-то покажется, что он не такой технологичный и современный как Telegram, Slack, Trello и тд, но в тоже время он проще в освоении и имеет массу преимуществ.
Правила простые и эффективные, они помогут вам сохранять высокую работоспособность и хорошо отдыхать в свободное время. Главное помнить о разделении рабочего и личного времени, работа дома в условиях карантина ничем не отличается от работы в офисе. Но такой режим в текущих условиях поможет вам сохранить здоровье и высвободит для вас немного дополнительного личного времени.