Как автоматизировать работу компании

В условиях кризиса экономия — разумное решение. Экономить можно не только деньги, но и время, что значительно эффективнее на мой взгляд. Расскажу об одном онлайн инструменте, который поможет сэкономить кучу драгоценного времени в компании любого масштаба. Небольшой бонус в конце

В любой компании обычно используется большое количество различных инструментов для документооборота, хранения данных, управления задачами, учета клиентов и просто для общения внутри компании. Как правило, это Дропбокс или Яндекс диск, Скайп или Аська, какая либо CRM для управления клиентами, менеджер задач и много чего еще. Разрозненные инструменты требуют больших усилий на поддержку и настройку, подключение новых сотрудников занимает большое количество времени. Кроме того, возникают сложности с поиском нужной информации и взаимодействием между этими инструментами. Уже давно есть решение, объединяющее в себе все эти инструменты — Битрикс24. Кстати, недавно он стал бесплатным для компаний любых масштабов.

Битрикс24 – это уникальный российский продукт, который поможет сделать работу вашей компании максимально эффективной и комфортной. Этот сервис создан для автоматизации рабочих процессов, экономии времени каждого сотрудника и максимального комфорта работы, где все сосредоточено на едином ресурсе. Битрикс24 подходит для маленьких и крупных предприятий, интернет-магазинов, новостных, справочных, информационных порталов, социальных сетей. На сегодняшний день больше 900 тыс. компаний эффективно используют в работе Битрикс24.

Что это им дает? Много чего полезного и приятного:

— Возможность быстро и удобно связываться с коллегами, обсуждать совместные проекты. Вы можете общаться, как с отдельными сотрудниками, так и создавать общие комнаты. Доступен не только чат, но и видеозвонки. В так называемой живой ленте можно оставить новость для всех сотрудников. Там же все могут просматривать какие проекты сейчас выполняются. И все это делается неважно откуда и с какого устройства.

— Возможность ставить задачи, контролировать их выполнение, ставить оценки, отслеживать затраченное время, комментировать и обсуждать детали проекта.

— Возможность удобно управлять документами, не покидая пределы Битрикс24. Документы хранятся на диске, Их можно редактировать в онлайн-режиме. Можно создавать совместные папки с коллегами, обмениваться файлами и хранить все рабочие документы в едином месте. Кроме того, вы можете регистрировать бесплатно почту с вашим доменом.

— Удобные календари, возможность совершать звонки с Битрикс24 на обычные телефоны, учет рабочего времени, автоматизация документооборота и другие приятные мелочи значительно упростят работу.

— Еще одна важная радость, которую предлагает нам Битрикс24 – CRM. Это специальная система для работы с клиентами, которая отлично подойдет для интернет-магазина и любой компании, оказывающей услуги B2B или B2C. Это верный способ повысить товарооборот, привлекать больше клиентов, выполнять заказы максимально быстро, тем самым получать больше прибыли.

Инструменты CRM ставят в центр внимания клиента:
— Удобные инструменты для быстрой связи с клиентами.
— Возможность отслеживать статус заказов, произведенных оплат.
— Сохранение в базе данных информации о постоянных клиентах и их предпочтениях.
— Работа менеджеров автоматизирована.
И конечно же, есть доступ из любой точки мира. Неважно где вы, главное, что в это время магазин продолжает работать.

Битрикс24 предлагает множество других полезных инструментов, как стандартных, так и дополнительных. Есть бесплатные функции, есть платные. Многим понравится и то, что Битрикс24 может работать как в облаке, так и на вашем собственном сервере. Это полезно, если политика безопасности компании не позволяет использовать сторонние сервисы.

Облако и коробка.

Что это такое, в чем разница и стоит ли платить больше и вообще платить?
Битрикс24 предлагает разные наборы возможностей и инструментов. Это так называемые «Облако» и «Коробка». Итак, разберемся в чем разница и что все-таки выбрать.

Облачный Битрикс24

Представляет собой набор стандартных инструментов, при этом:
— Максимальное количество пользователей социальных инструментов (чат, лента, задачи) - не ограничено.
— Максимальное количество бизнес-пользователей (CRM, отчеты, диск, бизнес-процессы) составляет 12 человек.
— Доступное место на Битрикс Диске – 5Гб.
Однако, за дополнительную плату возможности расширяются. Стоимость дополнительных инструментов и полезностей достаточно приемлемая, особенно если в них действительно есть необходимость. Так вы можете увеличить доступное место на диске, увеличить количество сотрудников, наблюдать конвертацию между сделками, предложениями, счетами, проводить обзвон по списку клиентов с предложениями и акциями, вести учет рабочего времени и получить еще много дополнительных возможностей.

Коробочный Битрикс

Технически Коробка не многим отличается от Облака. Чуть более широкий список возможностей и инструментов. Существенная разница в том, что в случае с Коробкой вся ваша информация хранится на собственном сервере, в то время как Облачный Битрикс предлагает хранение информации на облачном общем сервере. Стоит отметить, что данные в облаке надежно защищены, используется шифрование при передаче и хранении данных, сервера размещены на крупнейших площадках, уровень безопасности которых соответствует международным нормам.
Что касается дополнительных модулей, то они есть, они полезные и интересные, но не всегда и не всем необходимы.

Что по чем и что все-таки выбрать?

Облаком можно пользоваться бесплатно, а за небольшую плату получить много дополнительных возможностей. Стоимость Коробки немаленькая: более 200 тыс. рублей, при этом единственная весомая разница заключается в наличии собственного сервера, который позволяет полностью контролировать происходящее с информацией компании и кастомизировать необходимые инструменты под свои нужды. Теперь возникает главный вопрос: есть ли смысл покупать Коробку или все же выбрать эконом вариант и пользоваться такими же благами Битрикса?

Скажем так, Коробку выбирают чаще крупные компании, которые уже опробовали все прелести Облачного Битрикса, уверены в нем и крепко стоят на ногах. Это компании с большим штатом сотрудников, такими же большими перспективами и планами на далекое будущее. Им есть смысл покупать собственный сервер. Они могут позволить себе доработки инструментов под свои нужды. Они имеют ресурсы на администрирование и поддержку. Для небольшой компании это неподъемные затраты.

Чем все-таки лучше Облако?
Этот вариант идеально подойдет, если:
— Вы только начинаете свое знакомство с Битрикс24.
— У вас не много денег для старта или вообще их нет.
— Вам будет хватать 5Гб места для хранения и обмена файлов.
— В штате вашей компании будет не больше 12 человек.
— Если будущее компании еще не ясно, надежность сотрудников еще не проверена.

Обратите внимание, что в этом случае вам будет вполне достаточно бесплатной версии Облака. Если вы уже знакомы с Битриксом и хотите продолжать в нем работу, при этом пользоваться широким набором инструментов, самое время приобрести платную версию Облака. Она вполне доступна, быстро окупится, при этом вы будете получать удовольствие от пользования системой.

Полезный совет тем, кто планирует начать работу в Битрикс24 – начните с Облачной версии. Внедряйте Б24 в компании постепенно, по шагам, не нужно сразу бросаться в омут с головой и пытаться полностью переделать Б24 под себя. Во-первых, наверняка будет намного проще и дешевле изменить процессы в компании, подстроить их под логику Б24. Во-вторых, возможно в Б24 уже есть нужные функции, система настолько гибко настраивается, что зачастую нужное решение не видно с первого взгляда. В-третьих, Б24 очень активно развивается и вполне вероятно планируется реализация нужного функционала в ближайшее время. В-четвертых, сотрудникам будет проще постепенно переносить рабочие процессы в Б24. Поэтапное внедрение проходит проще, быстрее, незаметнее и с большим удовольствием со стороны сотрудников. Вам не придется никого заставлять, все произойдет по доброй воле

Вторым этапом внедрения Б24 в организации может быть переход на расширенный функционал платной версии. Переходить стоит тогда, когда сотрудники полностью освоились в Б24 и большая часть работы проходит в нем. Этот этап позволит еще более глубоко интегрировать процессы компании и Б24. При этом, по мере роста компании вы можете переходить на повышенные тарифы и получать новые инструменты для работы компании. Таким образом процесс внедрения Б24 проходит максимально естественно.

Третий этап — Коробка. Этого этапа может и не быть, кстати. У себя за 3 года активного использования Б24 мы ни разу не ощутили потребности в коробке. Хотя у нас и есть лицензия на Коробку, но мы пользуемся Облаком. Во-первых, за это время в системе появилось 90% функционала, о котором мы думали 3 года назад. Во-вторых, облако перекрывает абсолютно все наши потребности: общение, телефония, работа с клиентами, учет задач, хранение документов, автоматизация большинства процессов в компании, а если чего-то не хватает, то можно установить соответствующее приложение из Маркетплейса. В-третьих, нам не нужно думать о поддержке сервера, все само работает и это экономит наши ресурсы. Я бы советовал переходить на Коробку только тогда, когда вы уверенный пользователь Облака, понимаете что и как нужно изменить в системе, понимаете что эти изменения позволят больше заработать вашей компании, видите, что компания и её потребности растут быстрее Б24. Только тогда от коробки будет польза.

К нам регулярно обращаются клиенты за внедрением Б24, многие хотят внести свои доработки в Облако, настроить "все по-другому". Зачастую в процессе общения оказывается, что им это в общем-то и не надо — они не повысят существенно эффективность, не станут больше зарабатывать, не упростят процесс работы. Если и вы думаете, что только приобретение дорогой Коробки и дорогих доработок к ней, удовлетворит все ваши требования, вы ошибаетесь. Зачастую Облачной версии с недорогими инструментами вполне достаточно для ведения эффективного бизнеса. Если вы еще не решили, что выбрать, советуем все же остановиться для начала на Облаке, а наши специалисты помогут вам освоится в Битрикс24 и на себе испытать все его прелести. Кстати, при покупке платной версии мы бесплатно проводим первоначальную настройку Б24 — внесем информацию о компании, заведем сотрудников, добавим клиентов в CRM, поможем разобраться в системе и настроить бизнес-процессы.

Обещанный бонус - промокод на 5Гб дополнительного места в облаке для новых и текущих клиентов Б24: adwebs24 Воспользоваться просто — зарегистрируйте свой Битрикс24 и введите промокод. Если у вас уже есть Б24, введите код в нем.